La pandémie de COVID-19 a eu un effet sur les habitudes de travail des employés et on a pu observer une augmentation des congés sans solde, l’adoption d’horaires de travail variable et l’accumulation de jours de vacances. Nous avons remarqué que de nombreux employeurs avaient des questions à propos du calcul de l’indemnité de vacances de leurs employés, et de la planification de leurs vacances.

Afin d’aider les employeurs assujettis à la réglementation provinciale de l’Ontario, nous avons établi une liste des 10 exigences concernant les vacances prévues par la loi et dont les employeurs doivent tenir compte pour se conformer à la Loi de 2000 sur les normes d’emploi de l’Ontario (« LNE »).

1. L’obligation d’accorder des vacances entre en vigueur à la fin de chaque « année de référence ». L’employé(e) a droit à des vacances après chaque année de référence de 12 mois, commençant généralement le jour où l’employé(e) est embauché(e). Si l’employeur établit une année de référence différente, l’employé(e) a droit à un nombre de jours de vacances établi au prorata du nombre de jours entre le jour de l’embauche et le début de l’année de référence différente (période tampon).
    
2. L’indemnité de vacances doit représenter au moins quatre à six pour cent du salaire « brut ». Les employé(e)s ayant accumulé moins de cinq années d’emploi ont droit à au moins 4 % du salaire qu’ils ont perçus au cours de l’année de référence. Ceux qui ont cinq années d’emploi ou plus à la fin d’une année de référence de 12 mois ont droit à au moins 6 % du salaire brut gagné lors de l’année de référence ou de la période tampon. Le « salaire » comprend les revenus réguliers de l’employé(e) (y compris les commissions), les primes ou cadeaux qui ne sont pas discrétionnaires ou qui sont liés aux heures travaillées, ainsi que le paiement d’heures supplémentaires, de jours fériés, d’indemnités de départ, d’allocation de logement ou de repas, et de congés en cas de violence familiale ou sexuelle.
    
3. L’indemnité de vacances doit être payée sous forme de somme forfaitaire avant le début des vacances. Habituellement, l’indemnité de vacances doit être payée en un seul versement à l’employé(e), avant le début de ses vacances, à moins que l’une des exceptions ci-dessous s’applique :
   
   - La période de vacances est de moins d’une semaine;
   - L’employé(e) a accepté par écrit que son indemnité de vacances soit versée avec chaque chèque de paie au fur et à mesure qu’il ou elle y a droit;
   - L’employé(e) a convenu par écrit d’une autre date de paiement;
   - Le salaire de l’employé(e) est payé par dépôt direct.
    
4. Les employé(e)s ont droit à deux ou trois semaines de vacances par an. Les employé(e)s ont droit à au moins deux semaines de vacances par an après chaque période de travail de 12 mois consécutifs. Après avoir terminé leur cinquième année de référence, les employé(e)s ont droit à trois semaines de vacances par année de référence.
    
5. Les employé(e)s doivent prendre leurs vacances par blocs d’une ou deux semaines . La LNE exige que les employeurs prévoient des périodes de vacances d’une ou de deux semaines. Pour les employé(e)s dont la période d’emploi est de plus de cinq ans, l’employeur doit prévoir les journées de vacances accumulées à l’égard de chaque année de référence en :
   
   - un bloc de trois semaines;
   - un bloc de deux semaines et un bloc d’une semaine; ou
   - trois blocs d’une semaine.
   
   La seule exception possible à cette exigence est si l’employé(e) soumet une demande écrite à l’employeur pour des périodes de vacances plus courtes et que l’employeur y consent par voie électronique ou par écrit. Les employeurs ne sont pas tenus d’accepter de telles demandes.
    
6. Les employeurs ont le droit de prévoir les vacances pour leurs employé(e)s. Les périodes de vacances n’ont pas besoin de faire l’objet d’une demande de la part des employé(e)s.
    
7. Les vacances accumulées à l’égard d’une année de référence complète doivent être prises dans les dix mois suivant la fin de cette année de référence.
   Les employeurs doivent prévoir que les vacances accumulées soient prises dans une période de 10 mois après la fin d’une année de référence. Veillez à prendre en compte ce délai quand vous établissez une politique de non-report des vacances accumulées sur l’année de référence suivante.
    
8. Les journées de vacances accumulées ne doivent pas être prévues durant la période obligatoire d’un préavis de congédiement. L’employeur ne doit pas prévoir les périodes de vacances durant la période obligatoire du préavis, à moins qu’après avoir reçu le préavis écrit de congédiement de son employeur, l’employé(e) accepte de prendre ses journées de vacances durant la période obligatoire du préavis de congédiement.
    
9. Les employé(e)s en vacances ont le droit d’être payés pour des jours fériés tombant dans leur période de vacances. Si un jour férié tombe durant la période de vacances d’un(e) employé(e), l’un ou l’autre des scénarios suivants s’applique : (a) l’employé(e) a droit à un autre jour de congé payé pour remplacer le jour férié; ce jour de congé devant être pris dans les trois mois suivant le jour férié ou, si l’employé(e) y consent par voie électronique ou par écrit, dans les 12 mois qui suivent le jour férié; ou (b) si l’employé(e) y consent par voie électronique ou par écrit, l’employeur paie à l’employé(e) un salaire pour le jour férié, sans lui donner de jour de congé compensatoire. Pour être admissible au paiement du congé férié, l’employé(e) en vacances doit avoir travaillé sa dernière journée de travail régulière avant le jour férié et son premier jour de travail régulier suite à ses vacances après le jour férié.
    
10. Les employé(e)s en congé sans solde ont le droit d’accumuler des journées de vacances. Généralement, les périodes d’absence des employé(e)s qui sont en congé sans solde donnent droit à l’accumulation de journées de vacances pour l’année de référence ou la période tampon correspondante.

Quand un employeur a prévu une politique relative aux vacances, ou a convenu de conditions relatives aux vacances dans un contrat de travail, et que celles-ci fournissent des avantages supérieurs à ces exigences réglementaires obligatoires, l’employeur doit s’assurer de bien se conformer à la politique ou aux conditions applicables. Un employeur syndiqué doit s’assurer que ses pratiques relatives aux vacances sont conformes aux conventions collectives établies.

Si vous avez des questions concernant les exigences relatives aux vacances en Ontario, n’hésitez pas à communiquer avec un membre du groupe de Droit du Travail et de l’Emploi de McCarthy Tétrault.

Un grand merci à Todd Pribanic-White, stagiaire, pour son aide à la préparation de cet article.