Q. De quels éléments un employeur doit-il tenir compte lorsqu’il prépare un rapport d’incident sur la santé et la sécurité en milieu de travail?

R. Les employeurs ont de plus en plus conscience de la valeur et de l’importance des enquêtes et des rapports en milieu de travail. Certaines de ces enquêtes sont exigées en vertu de la loi, alors que d’autres sont menées par les employeurs de façon volontaire à titre de mesure de diligence raisonnable.

Si une enquête est menée et qu’un rapport est créé, les employeurs devraient faire preuve d’exactitude et ne devraient pas spéculer ni émettre d’hypothèses quant aux facteurs ou aux causes de l’incident. De plus, l’enquête devrait faire état de tous les éléments qui pourraient permettre de faire valoir que l’incident n’était pas prévisible. En particulier, les documents relatifs aux procès-verbaux du comité mixte sur la santé et la sécurité au travail, ainsi que les politiques, formations des travailleurs et refus de travailler antérieurs devraient tous être consignés. En outre, l’employeur devrait examiner si la société possède de l’information démontrant que des mesures ont été prises afin d’empêcher que cet incident en particulier ne survienne.

De plus, les employeurs devraient envisager de mener l’enquête sous la direction d’un conseiller juridique. Pour les incidents mettant en cause des blessures graves ou des décès, l’employeur devrait envisager de demander à un conseiller juridique d’effectuer les entrevues et de préparer les témoins faisant partie de la direction avant qu’un agent chargé de la santé et de la sécurité en milieu de travail ne réalise l’entrevue.

Même si les employeurs ne sont pas tenus en vertu de la Loi OHS de mener des enquêtes et de créer des rapports pour chaque accident en milieu de travail, ils choisissent souvent de le faire pour plusieurs raisons, notamment afin d’établir les faits, ainsi qu’aux fins de prévention, de découverte de l’information pour les réclamations d’assurance et afin d’établir une défense fondée sur la diligence raisonnable. Dans ces circonstances, les précautions suivantes devraient être prises afin de s’assurer que ces rapports internes demeurent protégés par le secret professionnel :

• la rédaction du rapport devrait être effectuée par un conseiller juridique pour le compte de l’employeur (de préférence un conseiller juridique externe);
• il devrait être clair pour toutes les parties visées que le rapport est préparé en vue d’un litige réel relatif à l’accident ou à la blessure en milieu de travail et que l’enquête et le rapport ultérieur sont assujettis au secret professionnel de l’avocat, au privilège relatif au litige et à la confidentialité;
• la divulgation du rapport ne devrait se faire que par l’intermédiaire du conseiller juridique de l’employeur et suivant ses conseils;
• si la divulgation du rapport est nécessaire, cela doit être pour une raison expressément définie et restreinte et il devrait être indiqué que la divulgation ne constitue pas une renonciation au secret professionnel de l’avocat ni au privilège relatif au litige revendiqué aux termes du rapport.

Q. Que peut faire un employeur afin de se préparer à l’arrivée d’un inspecteur en santé et sécurité au travail?

R. La Loi OHS accorde aux agents d’importants pouvoirs leur permettant d’entrer dans un lieu de travail ou sur le site d’un projet sans obtenir d’approbation préalable afin de vérifier la conformité avec les lois et les règlements régissant la sécurité en milieu de travail. La liste qui suit présente des mesures pratiques que doivent prendre les employeurs avant et pendant la visite d’un agent :

Avant l’arrivée de l’agent :

• Désigner une personne-ressource à chaque emplacement.
• Élaborer des procédures pour traiter avec les agents et former le personnel sur ces procédures.
• Conserver un dossier spécial pour tous les documents à l’égard desquels vous désirez invoquer le secret professionnel de l’avocat.
• Informer votre conseiller juridique interne ou externe de toute situation pouvant augmenter la possibilité d’une inspection.

À l’arrivée de l’agent :

• Communiquer immédiatement avec la personne-ressource désignée.
• Confirmer l’identité de l’agent.
• Demander à l’agent le but de sa visite. Est-ce qu’il s’agit d’une vérification d’ordre général ou d’une enquête particulière? Est-ce que l’enquête est menée dans le but d’intenter des poursuites judiciaires?
• Envisager de communiquer immédiatement avec un conseiller juridique.
• S’assurer qu’une personne accompagne l’agent en tout temps (de préférence, la personne-ressource désignée).
• S’assurer de ne pas faire obstruction à l’enquête. Toutefois, vous pourrez peut-être prendre des arrangements avec l’agent afin de déterminer une date et une heure différentes pour l’inspection.
• Prendre en note tout ce que l’agent fait ou dit pendant sa visite.
• Rappelez-vous que tout ce que vous dites peut être enregistré par l’agent et utilisé contre l’employeur.
• Conserver un registre de tous les documents et autres éléments que l’agent prend.
• Collaborer avec l’agent en ce qui concerne les entrevues, mais envisager de demander à l’agent de revenir à un autre moment pour effectuer les entrevues. Ainsi, le conseiller juridique aura le temps de rencontrer les personnes avant qu’elles ne soient interrogées.
• Demander à un conseiller juridique ou à tout autre représentant de l’employeur d’être présent pendant toutes les entrevues.
• S’assurer que toutes les personnes interrogées répondent aux questions de façon honnête et complète.
• Si l’agent a un mandat de perquisition, communiquez immédiatement avec le conseiller juridique et demandez à l’agent de patienter jusqu’à l’arrivée du conseiller juridique. Même si l’agent n’est pas tenu d’attendre, la plupart le feront.
• Si vous avez des objections à l’égard de ce que l’agent fait, notez vos objections sur une feuille de papier, mais ne tentez pas de faire obstruction à la perquisition.

Les employeurs ont le devoir d’assurer la sécurité de leurs employés et sont tenus à cet égard de fournir aux employés une formation de sensibilisation adéquate en matière de sécurité et de risques afin de s’assurer que les travailleurs comprennent leur travail et l’effectuent conformément aux politiques, aux pratiques et aux procédures établies.

Un employeur peut être en mesure d’établir une défense fondée sur la diligence raisonnable à l’égard des violations en santé et sécurité au travail en démontrant qu’il a pris toutes les mesures raisonnables dans les circonstances afin d’empêcher l’infraction spécifique de survenir. Toutefois, une défense fondée sur la diligence raisonnable échouera malgré le fait qu’un système soit en place, si les travailleurs et les superviseurs ne savent pas comment l’utiliser. De plus, tous les éléments d’une « défense fondée sur la diligence raisonnable » doivent être en vigueur avant la survenance de tout accident ou incident.

Souvenez-vous... La diligence raisonnable commence bien avant qu’une poursuite ne soit intentée!