Les réceptions et activités sociales organisées pour le personnel sont une excellente façon de célébrer les Fêtes et de remercier les employés pour les efforts qu’ils ont déployés au cours de l’année. Le climat d’effervescence que ces réceptions génèrent fait en sorte que les employeurs doivent prendre des moyens pour se protéger contre toute responsabilité éventuelle. Les renseignements suivants constituent un guide sommaire à l’intention des employeurs sur la façon d’éviter la responsabilité légale découlant des plaintes de harcèlement et des accidents de la route impliquant des employés en état d’ébriété. Ce guide n’a pas pour objet de remplacer les conseils d’un avocat. Les avocats du cabinet McCarthy Tétrault se feront un plaisir de vous conseiller et de répondre à toutes vos questions au sujet de la responsabilité éventuelle découlant des activités sociales organisées par un employeur.

La responsabilité de l’employeur en matière de harcèlement

L’employeur est généralement responsable du harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, qui survient en milieu de travail et peut également être responsable du harcèlement qui survient en dehors des heures de travail lors d’activités sociales organisées par l’employeur. Les employeurs devront envisager les mesures suivantes pour réduire à la fois le risque de harcèlement lors d’activités sociales et le risque de responsabilité en cas de harcèlement :

• Élaborer et communiquer une politique en matière de harcèlement qui énonce clairement que la politique s’étend aux activités sociales organisées par l’employeur, telles que les réceptions des Fêtes, les réceptions avec les clients et autres activités sociales.
• Faire en sorte que la politique comprenne l’obligation de divulguer l’information relative aux comportements contraires à la politique et qu’elle décrive clairement le processus à suivre pour porter plainte. La politique doit en outre offrir des options pour le traitement des plaintes.
• Rappeler aux personnes qui occupent un poste de direction, en particulier, quelles sont les politiques et les attentes de l’entreprise. Les personnes qui occupent un poste de direction doivent savoir ce que l’entreprise attend d’elles pour être en mesure de donner l’exemple d’un comportement professionnel lors des fêtes de bureau. De plus, dans le cadre de la formation relative au harcèlement, il faut donner à ces personnes des exemples concrets de harcèlement sexuel, notamment dans le contexte d’une réception des Fêtes pour les employés.
• Les invitations ou les messages écrits se rapportant aux activités sociales peuvent comporter un rappel à propos de l’application des règles de conduite habituelles.
• Envisager d’inviter les conjoints. Ce faisant, l’employeur réduira considérablement les incidents de harcèlement ou de comportement répréhensible.
• Prendre des mesures pour limiter la consommation d’alcool (voir ci-dessous).

La responsabilité de l’employeur à l’égard de blessures résultant d’un accident de la route lié à l’alcool

En règle générale, l’hôte social n’a aucune obligation de diligence envers une personne qui est blessée lors d’un accident de la route par un invité qui a consommé de l’alcool à la résidence de l’hôte. Un employeur qui organise une fête pour ses employés n’est pas un « hôte social » ordinaire. Les tribunaux canadiens ont laissé entendre que l’obligation de diligence dont doit faire preuve l’employeur à l’égard de ses employés lors d’une fête se rapproche davantage de l’obligation de diligence de l’« hôte commercial ». L’hôte commercial a une plus grande obligation de protéger les personnes en état d’ébriété et le public, compte tenu de l’existence du lien ou de la relation entre l’hôte commercial et le client. L’employeur qui organise une soirée où de l’alcool sera servi devrait prendre les précautions suivantes :

• S’assurer que les employés comprennent qu’ils ne sont pas obligés d’assister à la réception.
• Offrir une quantité raisonnable d’alcool par personne. De nombreux employeurs fournissent des coupons que les employés peuvent échanger contre un nombre « raisonnable » de consommations (déterminé en fonction de deux facteurs : la durée de la réception et si de la nourriture sera servie ou non) et fournissent ensuite un bar payant, ce qui a pour effet de ralentir la consommation d’alcool.
• Offrir un assortiment de boissons non alcoolisées.
• Offrir de la nourriture pour ralentir le rythme de consommation d’alcool.
• Tenir la réception à l’extérieur du bureau.
• Envisager de tenir la réception dans un hôtel où les invités auront la possibilité de réserver une chambre pour y dormir.
• Désigner des membres du personnel de la direction pour surveiller discrètement la consommation d’alcool des invités.
• Demander à des membres du personnel de la direction de surveiller les employés qui semblent être sous l’effet de l’alcool et de les empêcher de prendre le volant en appelant un taxi pour eux.
• Cesser de servir de l’alcool une heure avant la fin de la réception.
• Prévoir des taxis (ou des coupons de taxi), aux frais de l’employeur, pour conduire les employés à la salle de réception et pour les raccompagner à la fin de la soirée. Avant la tenue de la réception, faire savoir aux employés qu’ils devraient prendre un taxi s’ils ont l’intention de consommer de l’alcool à la réception. Communiquer de nouveau cette information dans le courant de la soirée.
• Limiter la durée pendant laquelle les consommations sont gratuites, le cas échéant. Cela empêche l’abus et facilite la gestion de la consommation d’alcool des invités.
• Ne pas traiter de dossiers au cours de la réception.
• Retenir les services de barmans reconnus ou expérimentés qui sont couverts par leur propre police d’assurance.
• Éviter d’aller prendre un verre ailleurs avec des employés une fois la réception terminée.

Veuillez noter que l’obligation de diligence n’existe pas dans la province de Québec et que le Québec a un régime d’assurance-automobile sans égard à la responsabilité. Nous recommandons toutefois aux employeurs du Québec de prendre les mêmes précautions.

Assurances

La plupart des entreprises souscrivent une assurance responsabilité civile qui prévoit des protections à l’égard des blessures subies par les employés ou les invités. Cependant, ce ne sont pas toutes les polices d’assurance qui prévoient des protections à l’égard des blessures subies durant des activités qui se déroulent à l’extérieur des lieux de travail ou en dehors du cadre d’un emploi. Il convient de revoir les modalités de la police d’assurance de son entreprise pour vérifier si la protection offerte sera suffisante en cas de réclamation.

Conclusion

Les employeurs qui organisent des fêtes de bureau doivent prendre les précautions nécessaires pour éviter d’éventuelles responsabilités. Les employeurs n’ont qu’à suivre quelques étapes simples pour être sûrs que tous les invités passeront une agréable soirée en toute sécurité.