Les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) ont récemment publié les résultats de leur examen de la conformité de certains émetteurs aux obligations d’information sur la gouvernance et ont fourni des directives sur la façon de se conformer à ces obligations, avec un focus sur les champs d’intérêt ciblés lors de l’examen.

 

Dans l’Avis 58-306 du personnel des ACVM, Examen 2010 de la conformité de l’information sur la gouvernance (l’« avis»), publié le 2 décembre 2010, les ACVM ont présenté les résultats de leur examen de la conformité de certains émetteurs aux obligations du Règlement 58-101 sur l'information concernant les pratiques en matière de gouvernance(le « règlement 58-101 ») dans la plus récente circulaire de sollicitation de procurations qu’ils ont déposée. L’examen s’était fondé sur les résultats de l’examen effectué par les ACVM en 2007, exposés dans l’Avis 58-303 du personnel des ACVM, Examen de la conformité de l’information sur la gouvernance.

Plus de la moitié des 72 émetteurs examinés ont dû apporter des améliorations à l’information fournie dans leurs prochains documents d’information. Les ACVM ont remarqué que, même si les émetteurs ont fait des efforts considérables pour se conformer aux obligations d’information sur la gouvernance depuis l’examen de 2007, des améliorations additionnelles sont requises. Plus précisément, les ACVM ont identifié des lacunes en ce qui concerne l’indépendance des administrateurs, la description des postes de président du conseil et de chef de la direction, l’orientation et la formation continue offerte aux administrateurs, le respect du code d’éthique, la procédure de sélection des candidats au conseil d’administration et l’évaluation.

Dans l’avis, les ACVM laissent entendre qu’elles s’attendent à ce que les émetteurs fournissent des réponses détaillées et précises à chaque question plutôt que des formulations passe-partout.

Les émetteurs devraient examiner l’information sur la gouvernance qu’ils fournissent et tenir compte des suggestions présentées dans l’avis au moment d’établir l’information à fournir cette année.

Conseils de rédaction à l’intention des émetteurs inscrits à la TSX

L’avis fournit des conseils de rédaction que les émetteurs devraient suivre cette année au moment de rédiger l’information sur la gouvernance.

Conseils à l’intention des émetteurs inscrits à la TSX

Les émetteurs inscrits à la TSX doivent se conformer aux obligations d’information prévues par l’Annexe 58-101A1, Information concernant la gouvernance.

Conseil d’administration

• Donner, avec la liste des administrateurs non indépendants, le fondement de cette conclusion. Même s’il semble évident qu’un administrateur n’est pas indépendant en raison du poste occupé auprès de l’émetteur, la relation doit être indiquée explicitement.
• Si les administrateurs indépendants tiennent des réunions périodiques hors de la présence des administrateurs non indépendants et des membres de la direction, indiquer la fréquence et le nombre de ces réunions tenues au cours du dernier exercice.
• Si les administrateurs indépendants ne tiennent pas des réunions à huis clos, décrire ce que fait le conseil d’administration pour favoriser la libre discussion entre les administrateurs indépendants. Par exemple, préciser :

(i) si les administrateurs indépendants ont l’occasion de tenir des réunions ponctuelles ou des réunions de comités hors de la présence des administrateurs non indépendants et des membres de la direction, si les administrateurs indépendants profitent de ces occasions et, lorsque c’est le cas, à combien de reprises cela s’est produit au cours du dernier exercice;

(ii) si on demande parfois aux administrateurs non indépendants, aux membres de la direction et à d’autres invités de se retirer pour permettre aux administrateurs indépendants de discuter à huis clos de certaines questions et, lorsque c’est le cas, à combien de reprises cela s’est produit au cours du dernier exercice.

• Si le président du conseil n’est pas un administrateur indépendant, le préciser et, i) soit indiquer si un administrateur principal indépendant a été nommé ainsi que les mesures prises par le conseil d’administration pour habiliter ce dernier pour assurer un leadership à ses administrateurs indépendants (p. ex. établir le programme de travail du conseil, présider les réunions des administrateurs indépendants ou réviser les requêtes formulées par les administrateurs indépendants), ou ii) soit, si aucun administrateur principal indépendant n’a été nommé, indiquer les mesures prises par le conseil d’administration pour assurer un leadership à ses administrateurs indépendants.

Descriptions de poste

• Si des descriptions de postes ont été établies pour le président du conseil, le président de chaque comité du conseil et le chef de la direction : i) préciser qu’une description écrite définit les rôles et responsabilités du poste; ii) inclure un lien ou une copie de la description du poste; et iii) décrire comment la description a été établie, qui l’a révisé et à quelle fréquence les révisions ont lieu.
• Si des descriptions de poste écrites n’ont pas été établies pour ces postes, expliquer pourquoi et inclure un bref résumé des rôles et responsabilités de chacun d’eux. Dans l’avis, les ACVM précisent qu’il ne suffit pas d’indiquer que l’émetteur s’appuie sur une compréhension mutuelle de ces rôles et responsabilités.

Orientation et formation continue

• Indiquer si l’émetteur offre des programmes d’orientation et de formation continue officiels aux administrateurs.
• Donner des détails sur le contenu du programme d’orientation et la façon dont il est dispensé. Préciser les différents programmes de formation continue offerts aux administrateurs, y compris une description du sujet traité, de la durée et de la fréquence de ces programmes.
• Si des programmes officiels ne sont pas offerts, indiquer comment le conseil d’administration veille à ce que les administrateurs maintiennent les aptitudes et les connaissances adéquates.

Éthique commerciale

• Indiquer si l’émetteur a adopté un code d’éthique commerciale. Indiquer comment une personne peut obtenir une copie du code. Décrire de quelle façon l’émetteur veille au respect du code ou, s'il n'y veille pas, expliquer comment il s'assure du respect du code.

Sélection des candidats au conseil d’administration

• En plus d’indiquer si le conseil a mis en place une procédure pour trouver de nouveaux candidats, l’émetteur doit aussi décrire cette procédure (qu’elle soit formalisée ou non). Voici des questions que l’émetteur devrait se poser au moment d’établir l’information à fournir :
  • Qui dirige la procédure de sélection des candidats et quel est le mandat de cette personne ou de ce comité à cet égard?
  • Examine-t-on les lacunes dans la composition du conseil ou dans l’expertise de ses membres avant de rechercher des candidats? Le conseil tient-il compte de la diversité de l’expérience, des antécédents et des opinions des candidats au poste d’administrateur?
  • Existe-t-il une procédure de sélection formalisée? Recherche-t-on les candidatures de différents intervenants? Tient-on compte des personnes qui posent elles-mêmes leur candidature? Quel est le rôle du chef de la direction dans la procédure de sélection, le cas échéant?
  • Établit-on des critères relatifs aux compétences, aux aptitudes, aux caractéristiques et à l’expertise que chaque candidat devrait apporter au conseil? Quels sont-ils?

Évaluation

• Indiquer si le conseil d’administration, les comités du conseil et chaque administrateur sont soumis à une évaluation. Le cas échéant, décrire la procédure utilisée et préciser la fréquence des évaluations. Sinon, indiquer comment le conseil d’administration s’assure que le conseil lui-même, ses comités et chacun de ses administrateurs s’acquittent efficacement de leurs fonctions.

Conseils de rédaction à l’intention des émetteurs émergents

• Les émetteurs émergents doivent se conformer aux obligations d’information prévues par l’Annexe 58-101A2, Information concernant la gouvernance (émetteur émergent).
• Indiquer comment le conseil d’administration facilite l’exercice de son indépendance dans la surveillance de la direction, en précisant notamment le nom des administrateurs qui sont indépendants et de ceux qui ne le sont pas. Indiquer également ce qui suit :
  • Si, en général, le conseil d’administration fonctionne de façon indépendante de la direction;
  • Si le conseil se réunit régulièrement en l’absence de la direction;
  • Si les postes de président du conseil et de chef de la direction sont assumés par des personnes différentes et, lorsque le président du conseil n’est pas indépendant, si le conseil a un administrateur principal indépendant; et
  • Si le conseil peut s’entretenir librement avec le vérificateur externe, le conseiller juridique et les dirigeants de l’émetteur.
• Si le conseil d’administration a d’autres comités permanents, outre le comité d’audit, le comité de la rémunération et le comité des candidatures, en donner la liste et préciser leurs fonctions.

Conseils de rédaction de l’information sur la gestion du risque

Dans l’avis, les ACVM se penchent expressément sur l’information à fournir en matière de gestion du risque. L’avis souligne que les craintes liées à la gestion du risque, à l’audit et à la prévention de fraude ainsi qu’à la gouvernance sont de plus en plus vives et que les pratiques de gestion du risque des conseils d’administration et des autres acteurs du marché sont examinées plus minutieusement qu’auparavant. Les conseils de rédaction suivants tiennent compte des indications quant à l’information à fournir sur la gestion du risque contenues dans l’avis.

• L’information fournie sur la surveillance et la gestion du risque devrait notamment préciser la responsabilité du conseil en matière de surveillance et de gestion du risque et le nom de tout comité du conseil et de tout comité composé de membres de la direction auquel la responsabilité de surveillance et de gestion du risque a été déléguée.
• L’information fournie devrait donner des indications sur l’intégration de la surveillance et de la gestion du risque dans le plan stratégique de l’émetteur, sur les principaux éléments de la gestion du risque, notamment les politiques et procédures et sur la façon dont le conseil évalue l’efficacité des politiques et des procédures de gestion du risque.

Nous serons heureux de vous aider à établir l’information sur la gouvernance que vous devez fournir cette année ou de vous donner des conseils plus étoffés sur l’avis ou les autres directives publiées antérieurement sur les obligations d’information en matière de gouvernance.