L’Énoncé des politiques et des procédures de placement (ÉPPP) est un document juridique qui, en vertu de la loi, doit être développé et adopté pour chaque régime de retraite agréé, peu importe la nature et le niveau de complexité du régime. L’ÉPPP doit contenir les renseignements prescrits, puis être révisé annuellement et modifié au besoin. En outre, en ce qui concerne les régimes enregistrés en Ontario, l’ÉPPP devra aussi bientôt être déposé auprès de la Commission des services financiers de l’Ontario.^[1]

Comme tout autre document juridique, il est recommandé de faire réviser l’ÉPPP par un juriste expert dans ce domaine.^[2] Une telle révision vise à assurer que l’ÉPPP est effectivement conforme aux exigences du règlement applicable sur les normes de prestation de pension et à l’article 8514 du Règlement de l’impôt sur le revenu, qu’il contient toutes les dispositions et les renseignements requis et qu’il n’entre pas en conflit avec d’autres éléments comme d’autres politiques. De nombreuses juridictions canadiennes, comme c’est le cas en Ontario, ont adopté, par renvoi, le règlement fédéral sur les placements constitué de l’article 6 et de l’annexe III du Règlement de 1985 sur les normes de prestation de pension (les règles fédérales en matière de placements).^[3]

La matrice

Les règles fédérales en matière de placements exigent que l’ÉPPP décrive les catégories de placements et de prêts, y compris les produits dérivés, les contrats d’option et les contrats à terme, la composition de l’actif et le taux de rendement prévu, la liquidité des placements, le prêt d’espèces ou de titres, les droits de vote acquis avec les placements, l’évaluation des placements non liquides et les transactions avec apparentés.

Afin de réviser convenablement l’ÉPPP et éviter les incohérences internes, le juriste doit tenir compte de tout document décrivant les paramètres de placement accessoires au régime, de même que des documents propres à l’employeur qui peuvent décrire les pratiques générales de placement pouvant régir les placements dans le régime. Les documents relatifs au régime de retraite comprennent :

• la version antérieure de l’ÉPPP;
• le texte du régime de retraite;
• la convention de fiducie globale et la convention de fiducie à participation en cours;
• les guides de l’employé;
• les plus récentes versions des conventions collectives et des lettres d’entente.

De façon plus large, les catégories de documents à réviser comprennent aussi les politiques de placement et les autres politiques ou règlements internes régissant la gestion d’actif de l’employeur ou de l’administrateur du régime.^[4] Dans certains cas, il incombera à ce dernier de fournir au réviseur ces documents sans qu’on les lui demande puisque le réviseur peut ne pas en connaître l’existence et risque d’omettre de les exiger.

Fiducies globales

Si l’employeur parrainant le régime de retraite a adopté une structure de fiducie globale, le réviseur devra s’assurer que la formulation de l’ÉPPP permet à chacun des régimes participants de respecter l’exigence selon laquelle ceux-ci doivent aussi faire l’objet d’un ÉPPP particulier.^[5] L’Énoncé des politiques et des procédures de placement de la fiducie globale ne suffit pas à satisfaire aux exigences de la réglementation.

Régimes à cotisations déterminées

Selon ce qui précède et sous réserve de la loi, tous les régimes de retraite doivent être accompagnés d’un ÉPPP.

Lorsqu’un régime à CD ne permet pas aux participants de gérer les cotisations effectuées par les participants ou en leur nom, l’ÉPPP d’un tel régime sera très semblable à l’ÉPPP d’un régime à prestations déterminées (PD). Par contre, lorsqu’un régime à CD offre un éventail d’options de placement à ses membre (comme beaucoup de ces régimes le font) l’ÉPPP portera principalement sur les types d’options de placement offerts, sur les attentes envers le gestionnaire de fonds responsable de chaque option de placement et sur la manière dont les options seront sélectionnées et dont leur rendement sera évalué. La description de la manière de respecter les aspects quantitatifs des règles fédérales en matière de placements^[6] en ce qui concerne les options de placement d’un régime à CD est importante. Le document décrivant les paramètres de placement particuliers d’une option de placement donnée peut être annexé à l’ÉPPP, bien que cela ne soit pas nécessaire.^[7]

Un régime qui comprend une composante à CD et une composante à PD ne devrait faire l’objet d’un seul ÉPPP qui couvre ces deux composantes puisque, même s’il est possible, dans les faits, de traiter de l’aspect relatif aux CD dans une annexe à l’ÉPPP, les éléments communs à celles-ci ne doivent être énoncés qu’une seule fois afin d’éviter toute redondance ou incohérence.

Simplicité et concision

Un juriste avec une expertise dans les régimes de retraite devrait aussi proposer des recommandations quant à la quantité d’informations ajoutée à l’ÉPPP au-delà des exigences de la loi. Un ÉPPP est essentiellement adopté parce que la loi l’oblige. Ce n’est donc pas la longueur de celui-ci qui compte,^[8]  mais bien sa capacité à présenter ce qui est nécessaire de façon claire et précise.

Il est donc habituellement judicieux d’éviter de couvrir tout autre aspect qui ne constitue pas une obligation légale, à moins qu’il n’existe de motifs impérieux de le faire. Et la raison en est simple : plus l’ÉPPP contient d’informations, plus grand est le risque d’incohérences et de non-respect des exigences légales. Tout élément ajouté à l’ÉPPP qui risque d’être traité dans un autre document augmente les chances que les renseignements relatifs à celui-ci divergent d’un document à l’autre. En cas de litige, il est fort probable que la partie plaignante s’appuie sur les répétitions inutiles de certaines restrictions qui sont déjà énoncées dans la législation et sur les énoncés superflus de l’ÉPPP que l’employeur ou l’administrateur a négligé de respecter. Il est recommandé d’éviter de donner aux plaignants l’occasion de plaider la violation, par l’administrateur ou l’employeur, de ses obligations (qu’il s’est lui-même imposé).

Lors de l’ébauche d’un ÉPPP, il est essentiel de garder à l’esprit que tout élément qui concerne les placements d’un régime de retraite proposé par une autorité gouvernementale et qui ne fait pas partie de la législation, aussi utile soit-il, ne constitue pas une obligation légale. Contrairement aux organismes de réglementation des valeurs mobilières, les autorités règlementaires en matière de régimes de retraite n’ont pas le pouvoir d’édicter des règles contraignantes. Par exemple, il ne faudrait pas tenir pour acquis que la « Ligne directrice de la DRRP sur les placements », rédigée par le Bureau du surintendant des institutions financières en avril 2000, doit être suivie intégralement. Un réviseur avisé saura ce qui, dans de telles publications, constitue une norme et doit figurer dans un ÉPPP et, par extension, ce qui ne doit pas y être.

Les limites de la révision

Il est important de noter que, bien qu’une révision légale porte sur le respect des limites quantitatives imposées aux placements et des autres règles en matière de placement, sur l’identification et la correction des incohérences et sur l’amélioration globale de l’ébauche de l’ÉPPP, celle-ci n’évaluera pas le caractère raisonnable des placements et de leurs paramètres tels qu’énoncés dans l’ÉPPP (leur aspect qualitatif).

Étant donné l’ancienneté de nombreux ÉPPP et, en ce qui concerne l’Ontario, l’imminence de nouvelles exigences de déclaration, il serait peut-être temps de réexaminer certains ÉPPP existants d’un œil critique. Nous vous invitons à communiquer avec le groupe des Régimes de retraite, avantages sociaux et rémunération des dirigeants de McCarthy Tétrault si vous avez des questions au sujet de vos ÉPPP. Nous pouvons également vous aider avec toutes autres questions relatives aux prestations.

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^[1] Dans son budget de 2011, le gouvernement ontarien a annoncé son intention d’« exiger que les régimes de retraite déposent un énoncé des politiques et procédures de placement (ÉPPP) auprès de l’organisme de réglementation et qu’ils indiquent si leur ÉPPP tient compte ou non des facteurs environnementaux, sociaux et de gouvernance ».

^[2] Les exigences varient d’une juridiction à l’autre au Canada. La majorité des juridictions n’exigent pas que les ÉPPP soient déposés auprès de l’organisme de réglementation, mais c’est cependant le cas au Nouveau-Brunswick. En Nouvelle-Écosse et à Terre-Neuve-et-Labrador, les ÉPPP doivent être remis à l’actuaire.

^[3] Veuillez consulter l’article 78 du règlement général adopté en vertu de la Loi sur les régimes de retraite de l’Ontario à ce sujet.

^[4] Par exemple, les grands employeurs du secteur public sont souvent assujettis à des politiques de placement auxquelles l’ÉPPP serait assujetti.

^[5] Veuillez consulter l’article du 5 juin 2014 intitulé « Do You Know Trusts? » (en anglais seulement). Il est important de noter que, comme une fiducie globale constitue un véhicule privé destiné essentiellement à l’agrégation des actifs de régimes de retraite aux fins de placement, la loi n’exige pas la rédaction d’un ÉPPP pour celle-ci ni sa déposition. Toutefois, d’un point de vue pratique, il demeure judicieux d’adopter un ÉPPP pour une fiducie globale.

^[6] Par exemple, la règle du 10 %.

^[7] Assurément, un tel document ne constitue pas un substitut approprié à l’ÉPPP en soi puisque l’entité qui finance le régime choisira l’option en fonction des paramètres qu’elle a définis dans l’ÉPPP.

^[8] Les ÉPPP de certains des plus gros régimes de retraite ne font pas plus de douze pages.