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Le retour du participant au régime de retraite prodigue

Date

16 juillet 2014

AUTEUR(s)

Lorraine Allard


Un cauchemar administratif : une personne en âge de la retraite se présente devant vous et affirme avoir été employée par votre entreprise il y a 20 ans... et elle demande sa pension. Vous parvenez à confirmer son embauche, mais vous ne trouvez aucun indice de droit à la pension. En tant que fiduciaire, vous n’êtes pas autorisé à verser de prestations à moins que le demandeur n’y ait manifestement droit. Vous lui demandez donc de vous fournir une preuve de droit à la pension. À ce point-ci, la personne pourrait bien abandonner le projet; cependant, votre soulagement est de courte durée puisque vos doutes quant à la conservation adéquate des dossiers ne vous permettent pas d’écarter la demande de manière aussi certaine que vous l’auriez souhaité. En revanche, si elle ne lâche pas, l’exercice n’en sera possiblement que plus coûteux, accaparant et frustrant.

L’affaire Hunte, laquelle a récemment été entendue par le Surintendant des services financiers (le Tribunal) et par la Cour supérieure de l’Ontario, est un bon exemple de cette situation.[1] L’employeur a eu gain de cause dans ce cas, car, d’une part, il a été en mesure de prouver que ses politiques de conservation et de destruction des dossiers étaient systématiquement appliquées et il a réussi à mettre la main sur certains documents pour appuyer son argumentation et, d’autre part, les allégations de l’ancien employé comportaient certaines failles logiques importantes. L’administrateur a néanmoins été forcé d’investir beaucoup de temps, d’efforts et d’argent dans l’affaire, ce qui aurait pu être évité par l’application d’une politique de conservation des dossiers plus stricte.

Les faits

Les faits entourant l’affaire sont longs et complexes, mais se résument grossièrement à ce qui suit.

M. Hunte affirmait qu’il était en droit à des prestations de retraite en vertu du régime de la Crown Life, maintenant sous l’administration de la Canada-Vie, laquelle avait acquis les activités de la Crown Life. M. Hunte n’a cependant présenté aucun document à l’appui de cette affirmation. Bien que la Canada-Vie disposait d’un dossier assez mince au sujet de M. Hunte, il est évident que la compagnie a été obligée d’investir du temps et des efforts considérables pour examiner la réclamation.

Une partie du problème de la Canada-Vie tenait de la politique de conservation des documents de la Crown Life. Si un membre n’avait pas obtenu de droits acquis dans le régime ou reçu un montant correspondant à la valeur de ses prestations, le dossier du membre du régime de retraite était détruit après une période de sept ans. Toutefois, si un membre a maintenu ses droits à une rente immédiate ou différée, un dossier distinct était alors créé et conservé jusqu’au versement complet de celle-ci. Malgré l’application systématique de cette politique, il n’existait aucun dossier au nom de M. Hunte, ni de preuve du montant des prestations réclamées; les calculs n’étaient soutenus par aucun fait et il n’y avait aucun indice de la manière dont ses droits avait été acquittés.

Les faits non contestés sont limités :

  • M. Hunte a d’abord été engagé par la Crown Life en 1970 au poste d’examinateur de polices d’assurance.
  • Il a quitté ce poste en 1975 pour un emploi chez Transamerica, mais il a été réembauché peu après par la Crown Life (le 2 septembre 1975).
  • Il a finalement mis fin à son emploi pour la Crown Life le 29 octobre 1982, alors qu’il était âgé de 37 ans.
  • Au moment de son départ, le paragraphe VIII(a) [extrait comparé à la décision, dans lequel le paragraphe est intitulé VIII-A et non VIII(a)] du régime de retraite de la Crown Life stipulait ce qui suit :

Dans l’éventualité où un membre a atteint l’âge de 45 ans et qu’il a complété une période de 10 années de service continu pour l’employeur ou qu’il a été membre du présent régime de retraite et de l’ancien régime pendant un total de 10 ans, selon la première éventualité, toutes les prestations de retraite auxquelles le membre a droit en vertu desdits régimes seront entièrement acquises relativement à ces années de service et les cotisations que le membre a été tenu de verser en vertu des conditions desdits régimes ne pourront être retirées par ce membre.

Les parties étaient en désaccord sur tous les autres points :

  • M. Hunte affirmait être devenu membre du régime de retraite de la Crown Life au moment de sa première embauche. La Canada-Vie a contesté ce fait en s’appuyant sur un examen des dossiers sur microfiches créés dans les années 1980 contenant l’historique d’emploi de M. Hunte. Selon ces dossiers, l’emploi de ce dernier a débuté le 2 septembre 1975, puis s’est terminé le 29 octobre 1982. Les dossiers indiquaient également une période de service antérieure de 1970 à 1975, une date d’inscription au régime correspondant au 2 septembre 1975 et un numéro de certificat de retraite coïncidant avec les numéros des certificats inscrits en 1975 et non en 1970.
  • M. Hunte affirmait que, de 1970 jusqu’à son départ pour Transamerica, il a effectué des cotisations de base au régime de retraite équivalant à 3,5 % de son salaire et des cotisations facultatives (CF) aux deux semaines à compter de 1972, d’abord d’un montant de 25 $ et par la suite de 50 $, en vertu d’un salaire de 85 $ par semaine à sa première année d’emploi et d’un salaire annuel de 10 000 $ en 1975. Il a déclaré n’avoir reçu aucun remboursement de ses CF au moment de son départ en 1975 et n’avoir formulé aucune requête à ce sujet. Le Tribunal a exprimé son scepticisme envers ces affirmations en raison de l’ampleur des cotisations proportionnellement à son salaire et du fait qu’il apparaît improbable qu’un employé du secteur des services financiers soit si négligent face à des questions financières.
  • M. Hunte a déclaré que, au moment de son retour à la Crown Life, son supérieur lui avait suggéré que sa participation au régime de retraite ferait l’objet d’une clause d’antériorité et qu’une personne des ressources humaines, dont il avait oublié le nom, l’avait informé que sa réintégration avait été approuvée. Il a également déclaré qu’on lui avait dit que ses trois mois d’emploi chez Transamerica lui seraient crédités. Le supérieur en question, l’un des sept témoins appelés à témoigner en la faveur de M. Hunte, a nié qu’il aurait alors eu l’autorité de négocier des questions relatives au régime de retraite. La Canada-Vie a également présenté à titre de preuve une note de service datée du 18 avril 1980 et rédigée par le vice-président principal de division de la Crown Life décrivant la politique de la Crown Life interdisant le raccordement ou la combinaison de périodes de service.
  • M. Hunte a affirmé avoir effectué des CF au cours de sa seconde période d’emploi pour la Crown Life, de 1977 à 1979, moment où le régime a été modifié de manière à les exclure. La Canada-Vie a argumenté que les CF de M. Hunte ont été transférées du régime de retraite en 1980 dans un compte créé en son nom dans un REER collectif mis sur pied pour recevoir toutes les CF transférées du régime de retraite et que M. Hunte a retiré ces sommes du REER collectif en 1981. M. Hunte a nié ce retrait bien que la Canada-Vie ait été en mesure de présenter un sommaire des impôts sur le revenu pour l’année 1981, obtenu par la Canada-Vie auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC), indiquant qu’en 1981, M. Hunte a reçu un revenu identifié sous la colonne « autres revenus » d’un montant de 1 817 $.
  • M. Hunte a également témoigné que, lorsqu’il a quitté son emploi en 1982, il n’a pas reçu de trousse d’information lui indiquant ses options quant à ses prestations de retraite et n’a pas été invité à signer quelque document que ce soit, mais a reçu un chèque d’une somme de 2 400 $. La Canada-Vie a argumenté que ce montant, lequel coïncide avec les informations du sommaire des impôts sur le revenu pour l’année 1982 aussi obtenu auprès de l’ARC par la Canada-Vie et indiquant un montant de 2 615 $ sous la colonne « autres revenus de retraite », constituait un « remboursement de cotisations » et qu’il a été versé à M. Hunte en raison de son inadmissibilité à une rente différée.

L’interprétation du régime

Selon ce qui ressort clairement de ces faits, M. Hunte croyait avoir 12 années de service créditées comme membre du régime de retraite en 1982, alors que la Canada-Vie croyait que ce nombre d’années se limitait à 7 ans. Dans le cadre de sa réclamation, M. Hunte a argumenté que le paragraphe VIII(a) du régime de retraite de la Crown Life devait être interprété de sorte que l’immobilisation se produise lorsque le membre a soit atteint l’âge de 45 ans et effectué 10 années de service pour la Crown Life, soit participé au régime de retraite de la Crown Life pendant 10 ans. En vertu de son interprétation, les 12 années de participation au régime de M. Hunte, selon son propre calcul, auraient dû assurer l’immobilisation de ses bénéfices, ce qui aurait signifié qu’il serait ainsi en droit à une rente différée. Il a également argumenté que, si le sens du paragraphe VIII(a) était jugé ambigu, le principe contra proferentem devait être appliqué et la disposition en question devrait être interprétée en sa faveur.

La Canada-Vie s’est opposée à cette interprétation en s’appuyant sur le fait qu’il n’existe aucune justification logique en vertu de laquelle la Crown Life aurait pu vouloir imposer une condition d’immobilisation supplémentaire aux membres ayant effectué 10 années de service sans que celle-ci s’applique aux membres du régime de retraite ayant 10 ans de participation au régime. Le Tribunal et la Cour supérieure se sont entendus pour dire que l’interprétation de M. Hunte n’était pas raisonnable.

Le fardeau de la preuve

Le plus frappant au sujet de cette affaire est ce qui a été dit au sujet du fardeau de la preuve. Le Tribunal et la Cour supérieure étaient tous deux d’avis que le réclamant dans un dossier comme celui-ci devait assumer le fardeau de la preuve de la validité de sa réclamation. Ce n’est que si la preuve du réclamant est suffisante de prime abord que le fardeau de la preuve est renversé et revient au défendeur. Le Tribunal a commenté que, étant donnée l’incapacité de M. Hunte de renverser le fardeau de la preuve, « nous ne tirons aucune conclusion du défaut de la Canada-Vie de produire des dossiers complets pour les décennies 1970 et 1980 ». Il a poursuivi en affirmant que les politiques de conservation des dossiers relatifs au régime de retraite de la Crown Life ne soulevaient aucune préoccupation d’ordre fiduciaire puisqu’elles étaient raisonnables « en vertu de ses obligations légales dans les années 1970 et 1980 ».

Cela implique que, si la réclamation de M. Hunte avait été plus crédible (et si la Canada-Vie ne s’était pas donné la peine d’investir autant d’efforts pour étudier la réclamation de M. Hunte), la Canada-Vie aurait pu ne pas être en mesure de réfuter la réclamation hors de tout doute. Cependant, combien d’employeurs sont ainsi en mesure de mettre la main sur des dossiers d’emploi datant de plusieurs décennies?

Et maintenant?

Cette affaire suscite des questions sur les dossiers qu’un administrateur doit conserver.

L’obligation légale de conserver les dossiers est une obligation fiduciaire. Les éléments essentiels sont énoncés à l’article 22 de la Loi sur les régimes de retraite de l’Ontario (LRR) : exercer le soin, la diligence et la compétence qu’une personne d’une prudence normale exercerait relativement à la gestion des biens d’autrui. Si l’administrateur possède des connaissances et compétences particulières, ce principe de base est modifié de sorte à obliger l’administrateur à faire usage de toutes les connaissances et compétences pertinentes que l’administrateur possède ou devrait posséder en raison de sa profession, de ses affaires ou de sa vocation. Dans les deux cas, l’essentiel de l’obligation fiduciaire consiste en une obligation de loyauté envers les bénéficiaires. En conséquence, bien que la compétence et la prudence soient nécessaires, cela peut s’avérer insuffisant.

Heureusement, la Commission des services financiers de l’Ontario (CSFO) a étudié la question de la conservation des dossiers. Les administrateurs de régimes de retraite seraient bien avisés de se familiariser avec la politique A300-200, intitulée « Gestion et conservation par l’administrateur des dossiers relatifs à un régime de retraite », publiée le 30 juin 2010 et accessible sur le site Web de la CSFO. Cette politique pourrait bien devenir la référence en matière d’évaluation de la conservation des dossiers. En outre, il est attendu que la nouvelle exigence en vertu de la LRR stipulant que les anciens membres et les retraités doivent recevoir des relevés périodiques[2] sera promulguée sous peu. Les administrateurs feraient bien de se préparer à cette nouveauté, laquelle devrait en soi contribuer à réduire le nombre de litiges entourant les droits à la pension.

Pour obtenir plus d’informations au sujet de cette affaire, connaître les nouveaux développements ou en savoir plus sur l’administration des régimes de retraite en général, veuillez communiquer avec un des membres de notre groupe Régimes de retraite, avantages sociaux et rémunération des cadres. Nous pouvons également vous aider avec toutes autres questions relatives aux prestations.


[1] Hunte v. Superintendent of Financial Services and the Canada Life Assurance Company, 2013 ONFST 11, 2014 ONSC 1270.
[2] Le 25 avril 2014, le gouvernement ontarien a proposé des exigences réglementaires visant l’application de l’alinéa 27(2) de la LRR, de manière à exiger des administrateurs des régimes que ces derniers fournissent des relevés périodiques à leurs anciens membres et aux retraités.

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